Guía completa de facturación electrónica para freelancers en España: requisitos y plazos

La facturación electrónica ya es una realidad para los freelancers en España. Con la llegada de Verifactu y las regulaciones más estrictas de la Agencia Tributaria (AEAT), los freelancers deben emitir sus facturas usando software de facturación electrónica certificado.

Esta guía explica todo lo que los freelancers deben saber sobre la facturación electrónica, incluidos los principales requisitos, plazos y cómo mantenerse en cumplimiento.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica (facturación electrónica) es el proceso de crear, enviar y almacenar facturas digitalmente usando software certificado. A diferencia de las facturas en papel o plantillas manuales, las facturas electrónicas se envían directamente a la AEAT a través de Verifactu.

Esto no solo agiliza los procesos, sino que asegura que cada factura esté registrada ante Hacienda. También ofrece trazabilidad y evita la manipulación de datos, algo que es fundamental en un entorno cada vez más regulado.

¿Por qué es importante para los freelancers?

La facturación electrónica es obligatoria, pero también trae ventajas:

• Cumples con las obligaciones legales y evitas sanciones.
  
  

• Reduces errores comunes como saltar números de factura o aplicar mal los impuestos.
  
  

• Tus clientes reciben facturas válidas al instante y con mejor imagen profesional.
  
  

• Tus facturas se almacenan de forma segura en línea, con copias de respaldo automáticas.
  
  

Si estás empezando tu camino como freelancer, es fundamental comprender estas normas desde el principio para no tener problemas en el futuro.

? Puedes darte de alta como autónomo en línea aquí.

Requisitos clave

Para emitir facturas válidas bajo Verifactu, debes cumplir estos requisitos:

1. Usar software certificado
   
   

• Debe conectarse directamente con Verifactu y generar un código de verificación único para cada factura.
  
  

• Este código asegura que la factura ha sido enviada a la AEAT.
  
  

2. Incluir toda la información obligatoria
   
   

• Tu nombre, NIF y dirección.
  
  

• Datos completos del cliente (nombre, NIF/CIF, dirección).
  
  

• Número y fecha de emisión.
  
  

• Descripción detallada de los servicios o productos.
  
  

• Impuestos aplicables (IVA e IRPF).
  
  

• Importe total a pagar.
  
  

3. Mantener una numeración consecutiva
   
   

• No puedes saltar ni repetir números de factura. Cada serie debe estar bien organizada.
  
  

4. Conservar los registros durante cuatro años
   
   

• La ley exige guardar todas las facturas, digitales o físicas, al menos durante ese tiempo.

Plazos

Con Verifactu, las facturas deben emitirse y enviarse a la AEAT en tiempo real. Esto implica:

• No puedes esperar a final de mes para enviar todas tus facturas.
  
  

• Cada factura debe emitirse tan pronto como finalices el trabajo o entregues el producto.
  
  

• Si cometes un error, debes emitir una factura rectificativa lo antes posible.
  
  

Ejemplo: Si terminas un proyecto el día 10 del mes, la factura debe emitirse ese mismo día o, como máximo, al día siguiente. Retrasarla podría considerarse un incumplimiento.

Cómo empezar con la facturación electrónica

1. Date de alta como autónomo

Antes de emitir facturas, debes estar registrado legalmente como autónomo. Si no lo estás, no podrás cumplir con los requisitos fiscales de la AEAT.

2. Elige software certificado

Busca una herramienta que:

• Sea fácil de usar y se conecte directamente con Verifactu.
  

• Aplique correctamente el IVA y el IRPF.
  

• Guarde las facturas en la nube y permita descargarlas en cualquier momento.
  

Puedes leer más sobre software gratuito verificado por Verifactu que cumple con estas condiciones.

3. Configura el software

• Añade tu información fiscal y la de tu negocio.
  
  

• Define tus tipos de IVA e IRPF.
  
  

• Importa los datos de tus clientes.
  
  

• Personaliza la plantilla con tu logotipo y colores corporativos para dar una imagen profesional.
  
  

4. Empieza a emitir facturas

• Hazlo en tiempo real tras finalizar el servicio.
  
  

• Comprueba que cada factura incluye el código de verificación de Verifactu.
  
  

• Guarda copias de seguridad en la nube o en un disco externo.

¿Qué impuestos debes aplicar?

• IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Normalmente es del 21%, pero algunos servicios pueden tributar al 10% o al 4%.
  
  

• IRPF (Retención): Generalmente es del 15%. Si eres nuevo autónomo, puedes aplicar el 7% durante los primeros tres años.
  
  

Ejemplo práctico: Si emites una factura de 1.000 €, con IVA al 21% e IRPF al 15%, el cálculo sería:

• IVA: 1.000 € x 21% = 210 €
  
  

• IRPF: 1.000 € x 15% = 150 €
  
  

• Total factura: 1.000 € + 210 € - 150 € = 1.060 €

¿Deberías considerar crear una empresa?

Si tus ingresos están creciendo, crear una Sociedad Limitada (SL) puede ser ventajoso:

• Puede reducir tu carga fiscal.
  
  

• Limita tu responsabilidad legal.
  
  

• Mejora tu imagen frente a ciertos clientes.
  
  

Puedes aprender más sobre cómo hacerlo con Renn.

Errores comunes que debes evitar

1. Usar software antiguo o no certificado.
   
   

2. Emitir las facturas tarde o agruparlas a fin de mes.
   
   

3. Saltarse la numeración de las facturas.
   
   

4. Omitir datos obligatorios del cliente.
   
   

5. No conservar copias de respaldo de las facturas.
   
   

Consejo: Configura recordatorios automáticos en el software para no olvidar ningún detalle.

Mantente informado

Las normativas fiscales cambian con frecuencia. Es fundamental mantenerse al día leyendo fuentes oficiales o blogs especializados.

Una fuente recomendada para autónomos es este blog.

Lista de verificación para freelancers

• Estoy dado de alta como autónomo.
  
  

• Uso software certificado que se conecta con Verifactu.
  
  

• Emite mis facturas en tiempo real.
  
  

• Aplico correctamente IVA e IRPF.
  
  

• Conservo todas las facturas durante al menos cuatro años.
  
  

• Conozco los plazos y requisitos actuales de la AEAT.
  
  

Si cumples con todos estos puntos, estarás totalmente preparado.

Reflexión final

La facturación electrónica y Verifactu no solo son obligatorios, sino que facilitan el cumplimiento fiscal y la organización de tu negocio.

Empieza cuanto antes:

1. Date de alta como autónomo.
   
   

2. Elige un software certificado y aprende a usarlo.
   
   

3. Emite facturas correctas y en tiempo real.
   
   

De este modo, evitarás sanciones y ganarás tranquilidad para centrarte en hacer crecer tu actividad profesional.